Si eres como muchos propietarios de pequeñas empresas, probablemente tengas una caja de zapatos (o bandeja de entrada) llena de recibos arrugados. Aunque ahora pueda parecer inofensivo, esos pequeños trozos de papel pueden convertirse en un gran dolor de cabeza a la hora de pagar los impuestos o durante una revisión financiera.

¿La buena noticia? La digitalización facilita el seguimiento de los gastos, te ayuda a mantenerte organizado y te permite estar preparado para cualquier cosa. A continuación te explicamos cómo hacerlo.

¿Por qué digitalizar los recibos?

Organizar los recibos digitalmente le ayuda a:

• Ahorrar tiempo en la contabilidad y la preparación de impuestos.
• Reducir el desorden de papeles.
• Evitar la pérdida o el desgaste de los recibos.
• Comparar fácilmente los gastos con sus registros contables.
• Cumplir con las directrices de mantenimiento de registros del IRS.

Paso 1: Elija un sistema digital que se adapte a sus necesidades

Hay varias formas sencillas de almacenar recibos digitales:

• Almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive)
  Cree carpetas por mes o proveedor y suba los recibos escaneados o fotografiados.
• Aplicaciones de seguimiento de gastos (Expensify, Shoeboxed, Dext)
  Estas aplicaciones le permiten tomar una foto de un recibo, clasificarlo y exportar informes.
• Captura de recibos en QuickBooks Online
  Si utiliza QuickBooks, puede tomar una foto de un recibo con la aplicación móvil y QuickBooks extraerá automáticamente los datos y los adjuntará a la transacción.

Paso 2: Conviértalo en un hábito

La constancia es la clave. Establezca una rutina sencilla como:

• Tome una foto tan pronto como reciba un recibo.
• Dedique 10 minutos cada semana a organizar y clasificar.

Paso 3: Clasifica sobre la marcha

No te limites a almacenar la imagen. Asegúrate de registrar:

• Nombre del proveedor
• Fecha
• Importe
• Categoría de gasto (por ejemplo, comidas, suministros, viajes)

Esto facilita mucho la preparación de los impuestos y garantiza la precisión de tus informes.

Paso 4: Haz copias de seguridad de todo

Incluso si utilizas almacenamiento en la nube, es aconsejable tener una segunda copia de seguridad, como sincronizar los archivos con un disco duro externo o utilizar una segunda plataforma en la nube. Redundancia = tranquilidad.

Consejo final: utilice un contable para mantener todo en orden

Los recibos digitales son una gran ventaja, pero solo si forman parte de un sistema más amplio. Como contable, ayudo a los clientes a mantenerse organizados, a localizar los recibos que faltan y a garantizar que todos los gastos se registren correctamente.